Kniha jázd

Čo je vlastne kniha jázd

Kniha jázd je druh účtovného dokladu, ktorý obsahuje údaje o jazdách. V skratke by sa dalo napísať, že je to vlastne evidencia o prevádzke motorového vozidla. Používa sa nielen v prípade služobných vozidiel, ale aj v prípade súkromných vozidiel využívaných na služobné účely. Keď samostatne zárobkovo činná osoba využíva auto na pracovné účely. Evidujú sa v nej obidva typy jázd, služobné jazdy aj súkromné jazdy. Zabezpečuje, že všetky jazdy sú presne zaznamenané, a to vrátane nákladov na palivo, údržbu či servis. Pomáha nielen s kontrolou firemného vozového parku, ale aj s optimalizáciou nákladov a vyúčtovaním daňových povinností. Ďalej sa oboznámime so spôsobmi jej vedenia.

Ako môžeme viesť knihu jázd

Úradmi je akceptovaná aj v papierová verzia. Musí byť vyplnená na predtlačenom tlačive (rôzne dostupné tlačivá v obchodnej sieti) alebo v elektronickej forme. Elektronickou formou sa môže rozumieť aj vyplnená excelovská tabuľka. Väčšinou sa tým ale rozumie použitie softvéru kde sa evidujú jazdy a iné pridružené údaje.

Práve softvérová digitálna forma poskytuje najviac benefitov, ktoré uľahčia evidenciu vozidiel. Vedenie knihy jázd v elektronickej podobe prebieha automatizovane. Údaje sa môžu importovať z GPS zariadenia, prípadne sa dokonca používa generovanie jázd. Alebo sa údaje pre knihu jázd zapisujú v softvéri manuálne (údaje do programu vkladá človek).

Vhodným a užívateľsky overeným softvérom je napríklad Kniha jázd Speedy od firmy Kamar software. Okrem základných funkcionalít na evidenciu jázd ponúka aj vytvorenie cestovného príkazu a rôzne iné podporné funkcie a možnosti.

Čo má kniha jázd obsahovať

Žiadny zákon nepredpisuje, ako má kniha jázd vyzerať. Obsah knihy jázd je dôležitejší ako jej forma. Má obsahovať nasledujúce údaje:

V knihe jázd je možné vykazovať používanie služobného vozidla a aj používanie súkromného vozidla na služobné účely. Pri súkromnom vozidle používanom na služobné účely sa naviac okrem ceny PHL ešte uplatňuje aj náhrada za každý odjazdený kilometer. Tzv. amortizácia. Aktuálne je vo výške 0,265 Eura za každý odjazdený kilometer. Zároveň je možné určiť, v akom pomere súkromných a služobných jázd sa súkromné vozidlo používa.

Ideálne by si mal podnikateľ v internom predpise stanoviť, v akom pomere bude vozidlo používané na súkromné a služobné účely. Náklady na spotrebované PHL si má potom uplatňovať v rozsahu uvedenom v tomto internom predpise. V prípade daňovej kontroly by bol interný predpis dostačujúcim podkladom pre zdôvodnenie uplatňovaného pomeru nákladov na PHL ako daňových výdavkov.

Výhody knihy jázd

1. Prehľadnosť a transparentnosť. Umožňuje podrobný prehľad o všetkých pracovných cestách, čo uľahčuje kontrolu nad využitím firemných vozidiel. Záznam každej jazdy obsahuje informácie o trase, účele cesty, spotrebe paliva a ostatných nákladoch. Vďaka tomu môžete jednoducho zistiť, či sú vaše prostriedky využívané efektívne.
2. Úspora času a zníženie administratívneho zaťaženia. Elektronická kniha jázd automatizuje zaznamenávanie jázd. Nemusíte manuálne zapisovať každý detail. Navyše, jednoduchá a intuitívna správa dát umožňuje okamžitý prístup k potrebným informáciám.
3. Daňové výhody a preukázateľnosť výdavkov. Správne vedená evidencia vozidiel je dôležitým podkladom pre daňové účely. Umožňuje preukázať oprávnenosť výdavkov spojených s prevádzkou vozidiel. Pri kontrolách od daňového úradu je kniha jázd neoceniteľným zdrojom dát, ktorý môže zabrániť zbytočným sporom a ušetriť firme náklady.
4. Optimalizácia nákladov. S presným prehľadom o využití vozidiel a s údajmi o spotrebe môžete identifikovať možnosti, kde sa dajú náklady znížiť. Monitorovanie trasy a spotreby môže viesť k výberu efektívnejších trás. K minimalizácii zbytočných jázd a celkovému zníženiu prevádzkových nákladov.

Preukázanie uplatnenia výdajov na PHL a preukázanie vyplatenia náhrad

1. Na základe satelitného systému sledovania pohybu vozidla. Evidencia presne zaznamenaných ciest z GPS zariadenia slúži na preukazovanie, že jazdy boli reálne vykonané a týmto spôsobom nahrádza knihu jázd. Ide však o najdrahšie riešenie z pohľadu vynaložených počiatočných nákladov. V kombinácii s následne pravidelne platiacim paušálom sa stiera výhodnosť vedenia knihy jázd. Ľudovo povedané, to čo ušetríte vedením knihy jázd ako takej, to miniete na používanie satelitného riešenia.
2. Druhou v poradí a zhodou okolností aj druhou najmenej výhodnou možnosťou je uplatnenie výdavkov na spotrebované pohonné látky. Vo forme paušálnych výdavkov vo výške 80 % z preukázaného nákupu. Sami vidíte, že to nie je úplne ono, pretože to jednoducho nie je 100 %. Koniec koncov, prečo by ste mali prichádzať o celých 20 % zo sumy, ktorú si môžete odpísať.
3. Poslednou možnosťou je, že si do daňových výdavkov zahrniete úplne všetky výdaje za spotrebované pohonné látky. Uplatníte ich vo výške podľa cien platných v čase ich nákupu (alebo podľa cien zo štatistického úradu) a prepočítané s ohľadom na spotrebu vozidla uvedenú v technickom preukaze vozidla. Spotrebu uvedenú v týchto dokladoch však treba tiež preukázať. Tak isto ako aj doklady o nákupe pohonných látok (klasické bločky PHL prípadne výpis z CCS kariet atď...). Dobrou správou je, že od 21.7.2020 v zmysle zákona č. 198/2020 Z. z. sa umožňuje uplatniť nadspotrebu PHL. Vo výške 20 % naviac oproti spotrebe uvedenej v technickom preukaze. Táto tretia možnosť je spojená s vedením knihy jázd a býva finančne najvýhodnejšia.

Je potrebné si uvedomiť, že počas jedného zdaňovacieho obdobia nie je možné kombinovať rôzne vyššie uvedené spôsoby uplatňovania daňových výdavkov. Musí sa vybrať jeden spôsob uplatňovania výdavkov a ten realizovať počas celého jedného zdaňovacieho obdobia. Až následne v ďalšom zdaňovacom období je možné použiť iný spôsob, než aký ste používali predtým.

o elektronickú evidenciu
knihy jázd v programe Speedy

Často kladené otázky